Si vous êtes l’heureux élu pour planifier le séminaire de votre entreprise, faites dès à présent la check-list de vos tâches. Trouver un emplacement adapté à une réunion professionnelle, louer des matériels et assurer les navettes ainsi que la partie restauration… Ceux-ci constituent autant de prestation à conclure avant l’évènement. Particulièrement, la sélection de l’endroit adapté au meeting ou conférence reste la plus difficile, mais aussi la plus importante. Tous les détails reposeront en effet sur cet aspect. Pour vous aider, voici quelques conseils idéals pour choisir un lieu séminaire Lyon. 

Sur quels critères choisir le lieu idéal ?

Les offres et les locaux pouvant accueillir des évènements professionnels, disponibles sur la ville de Lyon sont pléthoriques. Néanmoins, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs paramétrages à comparer avant d’assoir votre choix pour un lieu en particulier.

L’emplacement

Qu’il s’agisse d’un château, d’un lieu atypique en pleine agglomération ou hors de la ville de Lyon, il devra idéalement être pratique. Cet aspect diminue le nombre de retardataires. Il facilite également l’estimation du budget affecté au transport des participants jusqu’à la salle de réunion.

La capacité et la disponibilité de la salle

Bien avant de chercher à réserver un lieu, vous devriez déjà avoir une petite idée du nombre de participants à l’évènement. La question de la capacité constituera donc un point important pour sélectionner avec adresse votre lieu séminaire Lyon. En effet, une salle dédiée à 200 personnes ne pourra jamais accueillir confortablement 300 ou 400 personnes et ainsi de suite. Quel que soit le nombre de participants, prenez soin de vérifier le niveau de sécurisation du site. Plus elle est sécurisée avec les dispositifs anti-incendie, plus elle est convenable.

Avant de réserver, assurez-vous à ce que l’espace soit conforme à vos besoins. Dispose-t-elle d’un jardin ou d’un espace vert vaste pour réaliser des activités de team building ? Est-elle apte à héberger les participants pour la nuit ?

Les matériels techniques à votre disposition

Un lieu de séminaire nécessite des équipements techniques pour assurer le bon déroulement de la réunion. Généralement, pour organiser un meeting, les matériels essentiels sont :

• Les équipements high-tech : ordinateurs, vidéoprojecteur, wifi, micro, écran de projection ;
• Les outils de prise de note : bloc-notes, stylos ;
• La machine à café, un distributeur de boissons ;
• Les accessoires comme les prises électriques ou les ventilateurs en période de forte chaleur.

Comment estimer le budget pour louer un lieu séminaire Lyon ?

Cet aspect est à prioriser vu qu’il englobe la majorité du budget nécessaire. Pour avoir une idée des prix de location d’une salle de meeting, prenez soin de comparer les annuaires des salles en ligne. Avec un peu de chance, vous accédez à des tarifs préférentiels ou des réductions en cas de réservation sur le site. Mais, il est toujours recommandé de faire état des lieux avant la location pour identifier si l’emplacement vous convient ou non. Les photos publicitaires et portfolios professionnels ont parfois vocation à fausser la réalité.

Pour vous décider sur le lieu séminaire Lyon final, prenez soin de comparer le devis de chaque salle de réunion en se référant aux critères suivants :

• L’usage de la salle et le nombre de participants ;
• Les mobiliers nécessaires et leur agencement ;
• Les équipements en sus.

Quelques idées d’emplacement atypique

La réunion professionnelle se doit d’être organisée dans des espaces sortant de l’ordinaire pour booster l’efficacité des participants. Certains centres culturels à Lyon comme les musées et les théâtres peuvent accueillir des réceptions ou évènements professionnels.
Depuis peu on remarque de plus en plus des châteaux ou manoirs servant à recevoir les séminaires, les conférences ou assemblées générales.

Parmi les emplacements connus jusqu’à présent, la mer semble faire l’unanimité. Ce paysage exceptionnel permettra aux participants de se détendre tout en restant concentrés sur les études à réaliser. Choisir un lieu séminaire Lyon vous permettra de planifier d’autres activités ludiques et divertissantes. En procédant ainsi, votre meeting marquera à jamais les esprits des collaborateurs.